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miércoles, 27 de abril de 2016

La importancia de la medición del tiempo en los proyectos

Por Germán Piñeiro













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Conozca una herramienta para control de la utilización del tiempo: 

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Muchas  empresas actualmente emplean sistemas para administrar y medir el tiempo que sus empleados dedican trabajando a diferentes proyectos. Las hojas de registro de entradas y salidas se han vuelto componentes muy importantes para evaluar y determinar no únicamente la cantidad sino también la calidad del tiempo invertido en horarios de trabajo por cada cliente o proyecto.

Las maneras tradicionales de administración y medición del rendimiento no necesariamente eran siempre productivas, al contrario, podría argumentarse que muchos empleados se sienten tentados a modificar, si bien ligeramente, las hojas de registro, para dar la impresión de que han trabajado más y por ende mejor, lo cual es bastante incierto.

El hecho es que este método intenta evaluar cómo se está desempeñando un empleado en el trabajo, basando el trabajo hecho en el tiempo invertido en vez de en la calidad del trabajo que un empleado produce. El problema con esto es que puede resultar contraproducente pues se crea una cultura del miedo. Por otra parte, es innegable que existen beneficios en el seguimiento de tiempo si una empresa lo utiliza como una herramienta para incrementar su eficiencia, y como un medio para beneficiar a sus empleados y clientes mediante una correcta atribución de horas dedicadas a cada cliente o proyecto.

Disminuir costes


Algunas empresas encuentran una relación directa entre costes y hojas de trabajo, sobre todo si se emplean estas para realizar cargos y cobros a los clientes según las horas invertidas (agencias de marketing, abogados, arquitectos, etc). Algunos sistemas existen para facturar de acuerdo a registros históricos en complejos proyectos administrados de acuerdo a tiempos específicos. A modo de ejemplo, si tu equipo establece un presupuesto de 1000€ para un proyecto puede estimarse que requiera 100 horas para completarse. Sin embargo, después de revisar los datos históricos de proyectos similares se observa una inversión promedio de 140 horas. Con estos datos, se puede incrementar el presupuesto inicial con información sólida que lo respalde. No sólo ayuda a los equipos a ser más realistas al presupuestar un proyecto, sino que también presenta la oportunidad de incrementar el cobro a clientes de una forma realista.

Por otra parte, si los presupuestos se reducen más adelante, se sabrán exactamente las consecuencias y qué partes del proyecto se verán afectados.

Incrementar la Productividad


La medición del tiempo también permite a las empresas discriminar entre el tiempo invertido en tareas prioritarias y tareas que no son esenciales. De esta manera, si se determina que se dedica demasiado tiempo a tareas no esenciales, la alta dirección puede modificar prioridades y comunicar claramente las nuevas expectativas de los empleados. Además, es posible determinar e implementar las mejores prácticas y otros protocolos para mejorar las tareas que se identifique que agregan mayor valor a la organización.

Por otra parte, los empleados se benefician personalmente del seguimiento de tiempo por su incremento a la eficiencia, como un apoyo para estar más presentes y centrados. Mediante el seguimiento activo del tiempo, los empleados pueden detectar actividades de pérdidas y cuellos de botella y recortarlas. Mediante el seguimiento de su tiempo, pueden de manera natural estar más conscientes de las actividades y su inversión dedicada a cada tarea. También es una buena manera de estimar la inversión requerida para una mejor planificación. Con ello, los equipos pueden determinar qué tareas están consumiendo más tiempo de lo normal y descubrir por qué y cómo solucionarlos. Es importante aclarar que esto es algo que va a ocurrir naturalmente, sin presión añadida por la alta dirección.

Mejorar la Programación


Una hoja de tiempo o sistema de time tracking preciso es un elemento vital para la programación dentro de una agencia o departamento de marketing. Sin este sistema, el director corre el riesgo de sobre-asignar recursos para tiempos determinados. El hacerlo produce largos periodos de trabajo sobre ocupado y un exceso de presión sobre los trabajadores. Todo consultor de marketing quiere asegurarse de planear adecuadamente de acuerdo a la capacidad del equipo, así como dar espacio suficiente para completar un trabajo de calidad en forma oportuna.

Digamos que hay un proyecto próximo y el equipo cuenta ya con plazos ajustados. Utilizando hojas de tiempo basadas en hechos, un consultor puede predecir cómo ese proyecto se ajusta a la apretada agenda. Por otro lado, si las tablas de tiempos no son precisas, el director de proyecto podría sobre-asignar. Los registros también ayudan a ver el estado general del proyecto y analizar qué porcentaje del trabajo se ha realizado hasta la fecha. Esto ayuda con el proceso de comunicación con el cliente y todas las personas interesadas en un proyecto determinado, pues da elementos para comunicar el estado de salud de un proyecto y enfocarse en las áreas o problemas que están causando excesos.

Hay muchos otros beneficios para el seguimiento de tiempo, pero es importante intentar evitar un enfoque en el seguimiento y vigilancia de los empleados. Si los registros se utilizan para vigilancia, la empresa corre el riesgo de disminuir la moral y generar mal ambiente. Además, los registros se desperdiciarán eventualmente, porque los empleados en última instancia, y debido a la presión negativa, podrían acabar falseándolos. Pero, por otro lado, si tú estás en una empresa que realiza un seguimiento de sus empleados y los tiempos dedicados a clientes y proyectos, intenta plantear estos puntos y cambiar el paradigma para el uso de registros.  Siempre recuerda que si una empresa pone énfasis en el uso de sus registros en el beneficio de sus empleados, verán ahorro de costes, mejoras en eficiencia y una mejor gestión del tiempo gracias a herramientas de time tracking.

Sobre el Autor: Germán Piñeiro es Consultor de Marketing y CEO de Iniciativas Virtuales, Agencia de Marketing con sede en España especializada en el desarrollo de pymes y startups gracias a herramientas del marketing como son el marketing de afiliación, seo, sem, social media, publicidad, relaciones públicas, social media, marketing de contenidos, estudios de mercado, etc.

NIOTA: artículo originalmente publicado por primaERP en 13 de septiembre de 2013.

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