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jueves, 12 de noviembre de 2015

Gestión del tiempo para autónomos


La gurú de las redes sociales Michelle Losekoot compartió en Twitter: "Muchos piensan que lo más difícil en la vida de un profesional independiente es conseguir nuevos clientes y trabajo. Pero en realidad, lo más difícil es rechazarlos." Esta sencilla frase de 26 palabras logró resumir la esencia de un problema que tarde o temprano todos los emprendedores tienen que enfrentar. En su búsqueda por alcanzar sus objetivos y hacer crecer sus proyectos, muchos autónomos y emprendedores suelen aceptar cualquier trabajo que se les presenta y evitan rechazar trabajo por temor a no ganar lo suficiente o por temor a no tener suficientes clientes después, sin embargo al mismo tiempo subestiman la relación entre la cantidad y dificultad del trabajo y el tiempo con el que realmente cuentan. ¿Te suena familiar?


La pregunta es cuánto tiempo tienes y en qué vale la pena invertirlo. La capacidad de organizar efectivamente tu tiempo influye directamente en tus ganancias, por lo que no es de extrañar que a menudo, en lugar de las tradicionales 40 horas de trabajo semanales, los autónomos trabajen bastante más. Un trabajador tan diligente, a primera vista podría parecer el sueño dorado de cualquier empresario, sin embargo el exceso de trabajo tarde o temprano se verá reflejado en mayor estrés, frustración, empobrecimiento de tu calidad de vida y, por ende, también de la calidad de tu trabajo y de tu productividad, comenzando por no cumplir con los plazos de entrega, lo cual puede dañar seriamente tu reputación ante tus clientes.

Es comprensible que muchos autónomos caigan en esa situación por miedo a no contar con los clientes e ingresos necesarios para cubrir sus gastos y hacer crecer sus proyectos, sin embargo, trabajar mucho no siempre significa trabajar bien, por lo que es especialmente importante asegurarse de que la forma en la que trabajamos y usamos nuestro precioso tiempo sea, en efecto, la más efectiva. 


Distingue entre el trabajo y el descanso

Por muy ideal que parezca la famosa frase de Confusio: "Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ni un día de tu vida", la realidad es que, aunque nos encante nuestro trabajo, siempre es importante y saludable mantener una división clara entre nuestra vida personal y nuestra vida laboral pues esto nos ayudará a determinar con mayor facilidad el tiempo de concentración y el tiempo de descanso.

Ten en cuenta que incluso algunas de tus actividades placenteras como la lectura de materiales para investigación, almuerzos o actividades deportivas con tus clientes, son de hecho actividades laborales que debes incluir en el cálculo de tus precios. 

Una vez que tengas claro lo que se cuenta como trabajo y lo que no, asegúrate de mantener un balance adecuado entre los diferentes aspectos de tu vida. Un ejercicio muy conocido para reflexionar sobre ello es el de dibujar una mesa de 4 patas, cada una de las cuales simboliza un área de tu vida, por ejemplo: salud, finanzas, desarrollo profesional y relaciones personales. La longitud de cada pata deberá de corresponder al estado actual de esa área particular de tu vida para que puedas ver con claridad qué es lo que está bien y dónde hace falta mejorar para que todas las patas tengan la misma longitud y la mesa esté balanceada y estable. Es recomendable hacer este ejercicio regularmente conforme vas ajustando lo necesario.


Aprende a ser efectivo

Recuerda que hacer mucho no significa ser efectivo en lo que haces, fácilmente puedes caer en la trampa de pasar todo el día moviéndote, haciendo cosas y estresándote, para al final descubrir que no conseguiste realizar casi nada de lo que tenías planeado o que hiciste mucho pero nada relevante para acercarte a tu meta. Mantente alerta para evitar estas situaciones y si en algún momento te das cuenta de que lo estás haciendo, no temas detenerte por un momento para reflexionar al respecto y cambiar el rumbo del camino hacia una actitud más productiva. Evalúa tu desempeño no solo en el día a día sino incluso mensualmente de manera retroactiva, identifica qué es lo que te da buenos resultados y qué deberías modificar. Para ello puedes aprovechar alguna herramienta para time tracking que te ayude a precisar la información.
Uno de los secretos de los hombres de negocios exitosos es que son capaces de estimar el tiempo que requerirán para realizar las tareas y los proyectos. Sin embargo, esto requiere experiencia y evaluación constante del desempeño. Si tú aún estás al comienzo del camino, al principio tu cálculo será poco exacto, sin embargo con paciencia y disciplina lograrás obtener datos que te permitirán hacer predicciones con gran exactitud. Para comenzar puedes seguir estos consejos:

  1. Divide el trabajo en tareas, “adivina” el tiempo que necesitarás para llevar a cabo cada una de ellas, súmalo y multiplícalo por dos (probablemente aun así no sea suficiente).
  2. Lleva un registro y seguimiento detallado del tiempo que trabajes en las tareas del proyecto: reuniones, trabajo administrativo, análisis, emails, etc.
  3. Calcula tu tarifa por hora real dividiendo la cantidad de dinero que hayas recibido por el proyecto entre el número de horas que pasaste trabajando en el mismo.
  4. Compara tus resultados con tu presupuesto inicial y ajusta tus cálculos para establecer tus precios del próximo proyecto.


El momento en el que compares tu "suposición" del tiempo que te tomaría y el precio que debería tener un proyecto con el tiempo que te tardaste en realidad y lo que cobraste, tendrás datos ideales para planear tanto el tiempo como el precio de futuros proyectos . Si registras el tiempo que pasaste no solo sobre el proyecto en general, sino sobre las tareas específicas, podrás revisar cuáles te tomaron más tiempo  cuáles fueron más o menos efectivas, etc. Dado que al principio es posible que tus cálculos de tiempo no sean muy correctos, evita trabajar en demasiados proyectos a la vez y aprende a decir "No" cuando sea necesario. Tener planes realistas y cumplir tus compromisos con tus clientes es fundamental tanto para tu reputación como para tu salud mental y física.

Para terminar, si alguna vez entras en el círculo vicioso de no tener tiempo para tu vida personal porque tienes que terminar el trabajo que no te dio tiempo de entregar a tiempo, haz una pausa y evalúa lo que estás haciendo, a partir de allí tendrás siempre la opción de cambiar el rumbo y seguir por un mejor camino :)






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