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martes, 27 de octubre de 2015

6 consejos para lograr reuniones efectivas



Las juntas pueden ser una gran herramienta para impulsar la organización del equipo, resolver problemas complicados y corregir o redirigir nuestros proyectos, sin embargo, como bien sabemos, también pueden ser una pérdida de tiempo, dinero y el motivo de una baja productividad. En nuestro artículo anterior sobre reuniones inútiles y cómo evitarlas, discutimos los aspectos básicos para lograr que las reuniones tengan sentido, ahora veamos algunos consejos para que no sólo tengan un buen objetivo y utilidad, sino que además sean ágiles y efectivas.


Para empezar recordemos que no todo el mundo tiene que estar en la junta, invita solo a aquellos que realmente tengan un papel que cumplir en la misma. Una vez que hayas decidido quién estará presente, asegúrate de todos se preparen para la misma, envía el plan de la reunión con los temas a discutir, preguntas por responder y decisiones por tomar. Cuando hagas el plan, establece un tiempo aproximado de duración y los objetivos a alcanzar en la misma, que todos lo tengan claro y señala la hora y lugar del encuentro. Recuerda que iniciar con la mente clara en lo que se tiene que hacer es el primer paso para lograr un buen resultado.

Una vez que todos estén reunidos y listos para comenzar la reunión, el siguiente paso es lograr que todo fluya eficientemente, para lo cual te sugerimos apegarte a las siguientes reglas, las cuales aunque puedan parecer muy obvias, son muy importantes y no está de más nombrarlas y aclararlas en forma y práctica.

1. Uno habla...

Asegúrate de que cuando alguien tome la palabra no sea interrumpido por los demás, por un lado es una falta de respeto y por el otro, contradice la eficiencia de la reunión. Para que todos tengan claros los puntos y sea posible tomar decisiones, lo primero y más importante es el respeto mutuo entre los participantes y la conciencia de que lograr que el objetivo de la junta se alcance depende de que cada persona cumpla su papel y no pierda de vista de que el resultado dependerá de un buen trabajo en equipo. Cada elemento es igualmente importante.

Consejo: Si no cuentas con algún miembro en tu equipo que cuente con habilidades de moderador y las interrupciones son un problema presente en tus reuniones, intenta usar algún objeto como una pelota o dado que delimite a quién le corresponde hablar. Esto suena infantil pero en casos extremos puede ser de utilidad, además de que siempre añade el elemento "diversión" a las reuniones, cuyo poder para relajar el ambiente y con ello impulsar la productividad jamás debemos subestimar.

2. ...Y los otros escuchan

La comunicación efectiva es una necesidad elemental para que cualquier junta cumpla su objetivo y esto implica un elemento fundamental: escuchar con atención. Prohíbe que se formen "sub-grupos" que solo hablan entre sí sobre problemas no concernientes a la reunión en curso y que dejan de prestar atención a la persona que está hablando y, como regla general, limita el uso de dispositivos móviles.

Cada vez es más común que las personas padezcan de adicción o compulsión por controlar sus e-mails, redes sociales y demás curiosidades en sus teléfonos. Si esto ocurre, por más que todos aseguren que ponen atención y que son capaces de hacer dos cosas a la vez, esto no será así y la eficiencia de tus reuniones se verá inevitablemente afectada.

3. Concentración

Un aspecto muy común en casi cualquier persona es la tendencia a divagar y salirse por la tangente, cuando alguien está cansado, aburrido o incluso estresado, puede tomar cualquier pretexto para hacer bromas o divagar sobre temas de interés general pero que no tienen nada que ver con el asunto tratado. Si observas que algún elemento del equipo comienza a jalar para ese lado, trata de llamar la atención sobre el hecho de que es el interés de todos el llegar a la mejor conclusión y terminar lo antes posible.

Consejo: Si cuentas con alguien en el equipo con el entrenamiento y el talento para moderar, no dudes en ponerlo a cargo de dicha tarea, no debe ser necesariamente el jefe sino aquella persona que lo haga mejor.

4. Toma notas

Asegúrate de que alguien tome nota de los temas tratados, las ideas importantes y las decisiones tomadas, esto será muy importante para hacer el seguimiento de las tareas que deriven de la reunión y como bitácora para evaluar el desarrollo del proyecto o de cualquier asunto del que se trate. Utilizar una pizarra o un tablero en el que se escriban los temas a abordar puede también funcionar como una manera de estructurar la reunión más fácilmente.

5. Respeta el marco de tiempo

Cada vez que organices una reunión establece si deberá durar mucho o poco tiempo y respeta dicha decisión. Un ejercicio muy útil es usar un cronómetro o incluso alguna aplicación de time tracking con el que midas el tiempo real que pasaste en cada reunión que tengas durante una o dos semanas; revisa si lograste mantener el plan o no e identifica la razón por la que así fuera. Ajusta lo necesario poco a poco hasta lograr la meta de establecer y mantener un tiempo adecuado. También puedes asignar una "alarma" humana, es decir a alguien que esté al pendiente de la hora y que avise cuando llegue el momento de concluir o de pasar al siguiente tema. Esto también te ayudará a mantener la fluidez y a no quedarte "atorado" en un solo asunto.

6. Se positivo

Una vez que la reunión llegue a su fin, haz un rápido resumen de las decisiones tomadas y las tareas acordadas a las que deberás dar seguimiento. Independientemente de si la junta salió muy bien o si fue un "caos", siempre mantén una actitud positiva y tranquila. Más tarde tendrás tiempo para analizar a fondo lo discutido y buscar la solución para los problemas que hayan surgido, por ahora simplemente resalta lo bueno y sonríe :-)



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