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jueves, 10 de septiembre de 2015

Ya no pierdas tiempo con las hojas de horas


Cada fin de mes me enfrento con el mismo problema: Tengo que enviar mi informe de horas a mi jefe y no recuerdo con exactitud qué fue lo que hice. Por supuesto, él quiere detalles sobre cuándo fueron las reuniones con el equipo, qué se trabajó, cuánto tiempo pasé en la consulta con determinado cliente, en qué consistió el “trabajo administrativo”, cuánto tiempo pasé en trabajo de campo y haciendo qué, etc. Son tantas las actividades que hago y las tareas que cumplo cada mes, que por supuesto nunca lo recuerdo con exactitud. Por esta razón, preparar la hoja de horas era mi mayor pesadilla hasta que hace algunos meses di con la solución.

Durante mucho tiempo traté de resolver la situación revisando mi agenda día por día intentando armar el rompecabezas de mi memoria para escribir el tiempo aproximado que me habían tomado cada actividad y luego calcular/adivinar los detalles. Naturalmente este sistema no solo me hacía perder muchísimo tiempo, sino también dinero, pues nunca tenía clara el número de real de horas trabajadas. Además al enviar la hoja de horas a mi jefe siempre me quedaba con la sensación de no haber sido precisa y con la certeza de que seguramente tendría inconsistencias.

Una alternativa

Un día me decidí a darle una oportunidad a la aplicación para registro y control de tiempos que desarrollamos en la empresa donde trabajo: primaERP Time Tracking. Me dije, bueno si nosotros la hacemos, por qué no usarla también. Así es que desde hace unos meses la he estado utilizando y honestamente me siento muy contenta de poder decir que, independientemente de que trabaje en esta empresa, realmente me parece una buena herramienta y los beneficios que me ofrece, merecen ser compartidos con otros :-)

La principal maravilla que le encontré es que me permite registrar el tiempo tanto en tiempo real como retroactivametne. Personalmente prefiero hacerlo en tiempo real porque así luego no tengo que dedicarle más tiempo al asunto y en los informes reviso la información al final de mes sin mayor complicación. Por eso combino tanto la versión web como la app para el móvil. Fue un poco engorroso al principio tener que ingresar la información de los proyectos, clientes y tareas, pero una vez hecho, me ahorró mucho tiempo después; además honestamente me ayudó para hacer conciencia de mis actividades y reorganizar algunas de ellas.

Actualmente tengo dos empleos, el de la mañana me implica trabajar con varios clientes bajo un mismo proyecto y por las tardes trabajo en varias tareas bajo el mismo cliente. Una ventaja de este programa es que puedo “fijar” mi lista de “To do´s” con el proyecto/cliente/tarea previamente asignado y cuando voy trabajando en ello solo debo hacer clic en el cronómetro para que este comience a correr sin que yo deba hacer nada más. Les recomiendo sin embargo que si quieren añadir cualquier nota sobre la tarea o el tema tratado con el cliente lo hagan en ese mismo momento para que no lo olviden o no tengan que escribirlo después.

Toda esta información se va recogiendo día a día casi sin darme cuenta y cuando miro los informes, todo está allí, organizado y claro. En el informe puedo filtrar la información para mostrarla según el cliente o según el proyecto o la tarea… mi jefe incluso puede filtrar los reportes según la persona para revisar el trabajo realizado en cualquier momento. También puedo exportar la información a Excel, lo cual me resuelve el problema de que para mi trabajo de la mañana necesito ingresar mis horas en otro software distinto, pero no es ningún problema hacer el “copy-paste” ;)

Calculando el valor del tiempo

Otro aspecto que valoro especialmente, es que me permite asignarle precio por hora a los distintos tipos de actividades, clientes o tareas que realizo y cuando mido el tiempo que paso en ellos, me calcula automáticamente el monto que debo cobrar. Esto es fascinante cuando lo comparo con lo que realmente cobré por el proyecto pues veo con total claridad si gané o perdí dinero…

Este mes estoy probando otra de las funciones con la que asigno un “presupuesto de tiempo" a los proyectos para saber si ya trabajé horas de más durante el mes o si trabajé horas de menos. Esta información no le es de utilidad práctica a mi jefe, pero a mí sí me interesa.

Estas son solo algunas de las funciones básicas que tiene la aplicación, hay varias otras que yo no uso en particular, pero que tal vez puedan ser interesantes para alguno de ustedes, como la conexión con el calendario de Google y de MS Exchange o el calendario de equipo, en caso de que sean varios trabajando en la cuenta y quieran tener una visión clara de lo que hace cada miembro del equipo.

También quisiera mencionar que una enorme ventaja en todo esto es que se trata de una herramienta totalmente gratuita desde uno hasta 3 usuarios y posteriormente el precio por usuario es de solo 4 dólares / 3.90 euros al mes.

Esta herramienta no sólo facilita la tediosa tarea de hacer las hojas de horas, sobre todo ayuda a tener una mayor conciencia de en qué y cómo estamos usando nuestro tiempo y evaluar cómo podemos mejorarlo.

Los invito a que prueben esta excelente herramienta, es una alternativa que definitivamente vale la pena y lo digo, no porque trabaje en primaERP, sino porque los beneficios que ofrece me constan y creo que son un valor que hay que compartir.

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