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miércoles, 26 de agosto de 2015

6 herramientas útiles para el trabajo remoto en equipo


Hace menos de 10 años todavía era casi imposible imaginar que pudiéramos trabajar en un proyecto en el que cada miembro del equipo estuviera ubicado en un lugar distinto ya sea en otro país, otra sucursal, en un café, en su casa...; sin embargo, el avance en la velocidad de Internet, la gran variedad y versatilidad de dispositivos móviles, así como las cada vez más "inteligentes" aplicaciones en la nube, han hecho que esta visión de "ciencia ficción" sea posible y cada vez más personas al rededor del mundo nos beneficiamos de ello.

En primaERP, además de especializamos en el desarrollo de este tipo de tecnologías, también nos interesamos en explorar y probar las posibilidades del trabajo remoto, por lo que hacemos uso de una variedad de herramientas colaborativas que nos facilitan el trabajo brindándonos flexibilidad, precisión y un gran ahorro de tiempo. A continuación les compartimos algunas de ellas esperando que les brinden el mismo beneficio que nos brindan a nosotros.

Compartir es una necesidad

Google Drive


La aplicación "Drive" de Google es tan conocida que casi no necesita presentación, sin embargo no está de más tenerlo en mente. Te ofrece 15 GB gratuitos de almacenamiento de datos. Toda la información se guarda en la nube, de manera que puedes acceder a tus archivos desde cualquier ordenador, tableta o teléfono móvil. Puedes compartir la información con otras personas, incluso con aquellas que no tienen cuenta de Google. Todo funciona tanto online como offline y los datos se sincronizan de manera inmediata al conectarte a Internet. Muy buena opción es combinarlo con el Calendario de Google.

La comunicación es la base

Skype


De entre la amplia gama de posibles herramientas para comunicación que existen, nos quedamos con el buen Skype. Si tu conexión a Internet es rápida y cuentas con un buen equipo, la calidad de sonido y vídeo son bastante buenos, además para la comunicación cotidiana, es mucho más ágil que escribir decenas de correos electrónicos y siempre tienes la opción de llamar o incluso compartir la pantalla con otros usuarios para aclarar ciertos procesos.


Organizando y delegando tareas

Basecamp


Esta interesante aplicación para la gestión de proyectos te permite crear proyectos con tareas que puedes asignar a otros usuarios y ponerles fechas límite de entrega. También tiene con un calendario en el que es posible planificar eventos de todos los miembros del equipo para tener claridad en días de vacaciones, reuniones, viajes, etc. Otra gran ventaja de Basecamp es que cuenta con notificaciones de cambios hechos por otros usuarios, por lo que cada miembro del equipo se mantiene al día de los avances generales y de lo que otros están haciendo.


Registro y Control de tiempos

primaERP


Esta herramienta (hecha en casa :) resuelve uno de los principales retos del trabajo a distancia, que es el registro y control del tiempo de trabajo de cada miembro del equipo, no solo para la nómina, sino sobre todo para tener una idea clara de lo que se está haciendo y cómo. primaERP ofrece la posibilidad de calcular el precio por hora del trabajo y establecer presupuestos de tiempo y dinero para cada proyecto, lo cual es muy útil para poder calcular con mayor precisión proyectos futuros. Otra ventaja de esta aplicación online es que permite exportar los datos de los informes creados automáticamente a formatos PDF, Excel o CSV. En primaERP usamos nuestro propio software, por lo que nos aseguramos de que funcione bien, sea seguro y sea cada vez mejor :-)



Reuniones eficientes

TeamViewer

Para reuniones en línea, presentaciones, sesiones de formación, etc. TeamViewer es una herramienta brillante. Es posible tener conferencias con hasta 25 participantes, permite compartir pantallas y manejar remotamente ordenadores, funciona tan bien que es como si estuvieras en un mismo sitio con todos sus colegas. Además cuenta con interesantes funciones para el traba en equipo como la colaboración en tiempo real sobre proyectos y documentos. TeamViewer además funciona en la nube por lo que es posible sacarle provecha sin necesidad de instalar ningún software en el equipo.


Conectando aplicaciones

Zapier

Zapier es una herramienta muy útil para aquellos que desean combinar las ventajas de varias aplicaciones web complementarias sin necesidad de contar con amplios conocimientos de programación. Con esta aplicación puedes por ejemplo crear tareas para tus colegas en tu programa de gestión de proyectos y hacer que aparezcan en su aplicación de registro de tiempos, o bien puede ser útil para publicar contenido en múltiples plataformas a la vez.  


Nota final

Recuerda que contar con las aplicaciones correctas para el trabajo en equipo a distancia puede acortar las distancias y ayudarte a que tu trabajo sea mejor y más eficiente, sin embargo ten en cuenta que la clave final del éxito no está solo en la tecnología, sino sobre todo en contar con buena disposición y una actitud positiva para lograr los objetivos comunes. Si cuentas con ambas, un buen espíritu de equipo y buenas aplicaciones, con seguridad estás en el camino correcto hacia obtener buenos resultados.


3 comentarios:

Rodolfo morales dijo...

Solo he trabajado con skype y con teamviewer y me gusta mucho el team viewer pero gracias a este aporte donde explica claramente las caracteristicas principales de otras herramientas que existen, voy a probar las demàs para ver que tal esta su funcionamiento, pero teamviewer me ha funcionado bastante ya que como soy programador muchos clientes necesitan explicaciòn de sistemas ò simplemente ayuda general, si ustedes son programadores les puedo recomendar estos cursos: http://www.grupocodesi.com
Muy buena explicaciòn de esta pàgina !!

Monica A dijo...

Hola Rodolfo, gracias por tu comentario y tu sugerencia, le voy a echar un vistazo. Nosotros programamos software empresarial y desarrollamos una de las herramientas publicadas en el artículo: primaERP Time Tracking, la cual facilita la medición del tiempo de trabajo y su valor en dinero. Si la pruebas, te agradeceremos cualquier comentario o sugerencia :)
Saludos!

Susane Vega Dávila dijo...

Gracias por el artículo! Muy útil! Yo he trabajado con Google Drive, TeamViewer y Skype. En cuanto a la organización de proyectos uso http://kanbantool.com. Esta herramienta permite gestionar todas las tareas de una forma muy sencilla y visualizar los avances rápidamente. Adicionalmente se puede asignar trabajos, monitorizar el tiempo de realización de cada tarea, consultar estadísticas y compartir toda la información colaborando desde cualquier lugar.

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