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miércoles, 13 de mayo de 2015

5 buenas razones por las que hacer Time Tracking


Todos sabemos lo importante que es administrar correctamente nuestro tiempo y llevar un registro y control detallado de cómo lo usamos, no solo para cobrar las horas trabajadas, sino también para obtener datos que nos permitan identificar dónde estamos cometiendo errores y qué es lo que podemos cambiar o mejorar en nuestra toma de decisiones y en nuestro comportamiento.


Hoy en día existen cientos de herramientas y aplicaciones orientadas a optimizar este registro de tiempos según nuestras necesidades particulares aquí por ejemplo puedes ver una lista con las 50 mejores aplicaciones de TimeTracking, según la plataforma Zintro.

A pesar de lo anterior, es un hecho que el Time Tracking es un sistema poco conocido y poco utilizado ya sea por temor a que su implementación signifique mucho tiempo o por considerar que no se trata de algo realmente necesario. Sin embargo, la realidad es que actualmente existen sistemas de TimeTracking, sumamente sencillos cuya implementación no va más allá de 20 minutos y cuyos beneficios son evidentes. A continuación te doy 5 razones por las que deberías considerar probar estos sistemas:

1. Obtienes una visión detallada y precisa del número de horas dedicadas a cada proyecto y a cada cliente.


Ver el número de horas que tú o tus empleados registran trabajando para un proyecto o cliente específico, te permite saber con exactitud la relación entre tus costos en tiempo para dicho cliente/proyecto y el presupuesto previamente establecido o acordado. Al utilizar sistemas de Time Tracking, el registro de tiempos cambia de ser un “cálculo aproximado” a un informe preciso de horas y minutos invertidos en proyectos, clientes, y tareas determinadas por una persona en concreto.

2. Tienes bajo control el tiempo invertido en cada cliente

Usualmente acordamos con cada cliente un presupuesto del costo del proyecto, ya sea en términos de dinero o de tiempo. Por esto es imprescindible tener bajo control en qué etapa se encuentra el proyecto y asegurarnos de que no hayamos excedido el número de horas de trabajo previamente acordado.

Las aplicaciones para registro de tiempos (Time Tracking) automatizan este proceso y te muestran con precisión qué porcentaje del tiempo planeado ya se “agotó” y cuándo es necesario reajustar tus presupuestos o acuerdos con el cliente.

Esto es especialmente útil cuando varios miembros del equipo trabajan sobre un mismo proyecto pues así cada uno tendrá claro cuánto tiempo pueden invertir en las tareas relacionadas con el mismo y tratar de ser lo más eficientes posible. Por otra parte, llevar un registro exacto del tiempo trabajado para el cliente y tener un informe preciso con dicha información, puede ser útil en caso de que se deban negociar más horas o un mayor presupuesto.

3. Compruebas la rentabilidad de cada proyecto o cliente

Si tus clientes te pagan, no por hora trabajada, sino por el resultado final, el Time Tracking te ayuda a automatizar la comparación entre la cantidad de dinero que usted has recibido de tu cliente, con el costo real en tiempo del trabajo tuyo y de tus empleados. Esta información te será útil para calcular mejor presupuestos futuros y para decidir con qué clientes ya no es buena idea colaborar.

Este tipo de evaluación puede ser útil no sólo en proyectos completos, sino incluso al nivel de tareas y actividades específicas, de manera que puedas identificar qué tareas te generan mayores beneficios y cuáles sería bueno eliminar o corregir para hacerlas con mayor eficiencia.

4. Fomentas una mayor responsabilidad y compromiso en tus empleados

Existen programas como Croco Time, Yaware o Komendant que “controlan” a los empleados mediante capturas de pantalla y conteo de las páginas o programas abiertos durante determinados períodos de tiempo; este tipo de sistemas obligan a los empleados a trabajar bajo el temor de ser observados, sin embargo, se ha comprobado que este tipo de sistemas aumenta considerablemente el nivel de estés de los empleados en detrimento de su productividad.

En cambio, los sistemas de registro de tiempos basados en la confianza y la autodisciplina como lo son Toggl o primaERP, fomentan en los empleados una actitud de mayor responsabilidad y compromiso para con su trabajo, lo cual les ayuda a concentrarse mejor en las tareas a no distraerse con cosas extrañas y por ende a ser más felices y eficientes.

5. Estimas mejor tus precios y agilizas el proceso de cobranza y facturación

Al utilizar programas de time tracking te quitas una gran carga de trabajo administrativo de encima pues, al efectuar el registro de horas en tiempo real, los informes sobre el trabajo realizado y su costo en dinero se van creando poco a poco conforme trabajas, casi sin que te des cuenta, de forma que al final de quincena o de mes, cuentas con datos que puedes emplear inmediatamente para efectuar tu contabilidad y cobranza sin mayor esfuerzo y con datos preciosos.



Llevar un registro detallado de tu tiempo es una tarea que requiere de disciplina y es recomendable apoyarnos con programas que nos ayuden a hacerlo de forma automática. Para elegir alguna, te recomiendo que consideres que sea sencilla, online y que cuente con versión móvil. Una buena opción es primaERPTime Tracking, la cual además es gratuita para 3 usuarios con todas las funciones y sin límite de tiempo, por lo que es ideal para autónomos, PYMES y startups.

2 comentarios:

José Sánchez dijo...

Buena recomendación la del registro de tiempo invertido por tareas. "Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora se degrada siempre."

Monica A dijo...

¡Gracias José por tu comentario! Ojalá que hayas podido echarle un ojo a nuestra aplicación "Time Tracking" y espero que te haya gustado. Me dará mucho gusto recibir cualquier sugerencia o comentario de tu parte.
¡Saludos y buen día! :)

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