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lunes, 23 de febrero de 2015

Calcula tus costos considerando también el valor de tu tiempo

equipo de trabajo calculando el valor de su tiempo



El tiempo es dinero, sí ya lo sabemos y es muy fácil cuantificarlo, ¿cierto? : el costo del tiempo humano en el trabajo puede ser calculado como la relación entre el costo total mensual de un empleado (salario, internet, teléfono) y el número medio mensual de horas de trabajo (168 si se cuentan 8 horas por día y 21 días de trabajo al mes).

Sin embargo, aquí hay un pequeño problema: los seres humanos no somos máquinas y por lo tanto nuestro rendimiento tampoco puede calcularse en horas–hombre estandarizadas. Los seres humanos estamos influenciados por factores como el ambiente de trabajo, el clima, la hora del día, las hormonas, etc. y por lo tanto, puede pasar que un día sea sumamente improductivo y al día siguiente descubra la teoría de la relatividad o pinte la Mona Lisa.

Entonces ¿cómo saber realmente cuánto nos cuesta nuestro tiempo y el de nuestros empleados?

Las personas son primero

¿Cuál es la parte más importante de cualquier área en una empresa o negocio? Sí, la gente y su tiempo es valioso y caro, por lo que es indispensable asumirlo como recurso y variable de nuestros costos/gastos. Sin embargo, ni tus empleados, ni su tiempo ni tú mismo son solo números o cantidades de dinero sino que son principalmente una fuente valiosísima de información y de retroalimentación sobre la forma en como estás haciendo tu trabajo.

Entonces, lleva un registro detallado de la forma en cómo cada persona en tu empresa está usando el recurso "tiempo", ¿cómo? Aquí un ejemplo de cómo hacerlo con la aplicación para registro y control de tiempos primaERP...

¿En qué estás trabajando y para quién?
Pide a tus empleados que escriban cuáles son las tareas que les toman más tiempo durante el día y después respóndete la misma pregunta a ti mismo. Luego combina ambas listas en una sola pero ten cuidado de que solo tenga de 15 a 20 puntos, si son menos está bien, pero si son más trata de juntar tareas similares en una sola categoría.

Revisa punto por punto de la lista y responde a la pregunta PARA QUIÉN se está haciendo cada tarea, es decir, quién es el cliente. Puede tratarse de clientes reales de tu empresa o puede ser alguno el CEO, un departamento interno o algún director de proyecto, la clave es que tu trabajo le beneficie y le implique, o debería implicarle, un costo.

Al final, todo o casi todo el trabajo de los diversos departamentos de tu empresa deberá quedar asignado a algún cliente, pero es posible que algunas actividades de rutina como el e-mail o las impresiones te queden sin asignar, crea un “cliente” para estas actividades de manera que puedas registrarlas también y hacer un seguimiento del tiempo que pasas haciendo ese tipo de trabajo.

Ahora que ya sabes cuáles son tus clientes puedes ingresarlos a primaERP y asignarles un código para que puedas ubicarlos más rápidamente en el futuro. Como puedes ver en la imagen, he ingresado para quién hago mi trabajo en forma de clientes: CEO, Clientes, Departamento de desarrollo y he creado un “cliente” llamado Interno para el trabajo de rutina.


Define tus proyectos

Ahora vuelve a la lista de tareas que preparaste y agrúpalas según el objetivo que buscan. Cada uno de estos objetivos puedes conformarlo como un proyecto y las cosas específicas en las que trabajas pueden ser las tareas del proyecto. Aquí puedes ver un ejemplo de cómo las he implementado yo usando primaERP:



¿A dónde se fue tu tiempo?

Después de algún tiempo de llevar un seguimiento y registro de tu trabajo, querrás (y necesitarás) revisar tus datos y hacer algo con ellos, pero ¿cómo? En este punto es crucial contar con herramientas que automaticen y simplifiquen este proceso ya que puede resultar bastante abrumador.

primaERP por ejemplo, tiene una serie de informes enfocados en los aspectos más comunes de cualquier organización:

En el Informe de proyectos es posible ver la cantidad exacta de tiempo que has invertido en cada proyecto particular durante el período de tiempo que selecciones y, si les asignas precios por hora a tus usuarios, también puedes ver su costo en dinero. También es posible comparar el total que invertiste en cada proyecto con el tiempo estimado que calculaste que te tardarías y usar esta información para calcular futuros proyectos similares.





También hay un Informe de equipo en el que puedes ver muy claramente cuánto tiempo trabajó cada uno de tus colaboradores y cuánto dinero te está costando. Otra opción para ver el desempeño del grupo es el Calendario del equipo que, como su nombre lo dice, te muestra el tiempo empleado por cada usuario sobre un mismo calendario.

Cuando revises tus datos, pon especial atención en el “cliente” a quien le asignaste la mayor cantidad de tiempo improductivo y observa qué fue exactamente lo que hiciste, cuánto te están costando las malas rutinas laborales y piensa en cómo podrías automatizar estas rutinas, reducir su costo y hacer mejor las cosas.

En resumen

1) Toma la decisión de hacer un registro y seguimiento del tiempo de trabajo de las diversas áreas/departamentos de tu empresa; elige una herramienta como primaERP para hacerlo e invita a tus colegas a que se unan.

2) Asigna precios por hora a los miembros de tu equipo.

3) Escribe la lista de tareas de cada área, identifica para quién son hechas y con qué objetivo y crea tus “clientes” y proyectos.

4) Registra tu tiempo laboral con cuidado.

5) Después de algún tiempo haz una revisión detallada de tus datos y realiza los cambios necesarios en tus procesos.

Siguiendo estos simples consejos, siempre tendrás bajo control el costo de tu tiempo y el de tus colaboradores. Te hemos presentado un ejemplo sobre cómo nosotros utilizamos primaERP, pero sea cual sea el sistema que utilices poco a poco encontrarás cuál es la mejor forma de obtener y analizar tu información. Así que ahora tomar la mejor decisión solo depende de ti ;-)

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