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martes, 18 de noviembre de 2014

El secreto de un mejor uso del tiempo - TIME TRACKING


¿Qué es el Time Tracking?

En realidad es un concepto bastante sencillo, es simplemente medir y registrar el tiempo que nos toma realizar cada una de las cosas que hacemos, para así obtener información imprescindible para identificar cómo estamos usando el tiempo, en qué estamos siendo eficientes, en qué no, qué actividades nos están brindando más o menos beneficios, etc. Comprender esto es la pieza fundamental para comenzar a usar mejor nuestro tiempo.


Veamos un par de ejemplos prácticos:

1. Trabajo por hora
Digamos que trabajas como diseñador gráfico independiente para alguna empresa que te paga por horas de tiempo que trabajas para ellos. Al final del mes te piden que les envíes tu reporte de trabajo con la factura de cobro por las horas trabajadas. No sería muy profesional que les enviaras un reporte diciendo que trabajaste “entre 8 y 10 horas en el logotipo” o “más o menos 2 horas en la página web”, etc. ¿No sería mejor y más profesional si les enviaras un informe detallando cuándo y cuánto tiempo realmente trabajaste en cada tarea?

2. Trabajo por proyecto
Imaginemos que eres empresario y trabajas para múltiples clientes. Algunos te pagan por hora y otros por proyecto. En el caso de aquellos que te pagan por hora, es muy sencillo: si registras tu tiempo en tiempo real, tendrás informes detallados sin trabajo administrativo extra. En el caso de aquellos que te pagan por proyecto, es aún más útil: si registras tu tiempo y comparas el presupuesto de tiempo y dinero que tenías asignado al mismo con el tiempo que realmente estás invirtiendo y el dinero que tienes presupuestado, podrás identificar si estás ganando o si ya estás en números rojos.


El concepto y el beneficio

El registro de tiempos o Time Tracking siempre ha existido aún antes de que surgieran los softwares que lo hiciera automáticamente, sin embargo el concepto del mismo ha cambado bastante. Anteriormente se utilizaba solo para “controlar” el tiempo de trabajo de los empleados, pero aunque muchas empresas siguen utilizándolo de esta manera, cada vez crece más la tendencia de usarlo como una herramienta de gestión del tiempo que ayude tanto a empleadores como a empleados a:
  • planear más eficientemente cuánto tiempo necesitan para cada tarea
  • organizar mejor su tiempo personal y laboral
  • ser más productivos mediante concentrarse en hacer una sola tarea a la vez
  • reflexionar sobre su disciplina y prioridades. 
Cada vez más personas trabajan como autónomos o crean sus propias empresas,  cada vez hay más personas trabajando en pequeñas y medianas empresas que se basan en una relación más humana con sus empleados para la cual no basta con marcar una tarjeta de entrada y salida, sino que se hace necesario también medir y reflexionar la eficiencia y la calidad con la que se invierten las horas de trabajo. Por esta razón, el Time Tracking o registro de tiempo se convierte cada vez más en una herramienta fundamental.


primaERP TIME TRACKING


Existen cientos de programas de registro y seguimiento de tiempo, pero hoy me voy a enfocar en uno en concreto: primaERP Time TrackingEs un programa basado en la nube, para registro de tiempo en tiempo real mediante un cronómetro o de manera retroactiva. Sus principales caractarísticas son: 

  1. Cualquier número de usuarios con una misma cuenta y posibilidad de asignarles “roles” o permisos de acceso diferentes.
  2. Permite asignar precio a las actividades y crear presupuestos de tiempo y dinero a proyectos y tareas.
  3. 5 tipos de informes personalizables que pueden exportarse en formato Excel, CVS o PDF
  4. Integración con otros programas de gestión de proyectos como Basecamp, Asana, etc. 
  5. Conexión con los calendarios de Google y MS Exchange.
  6. Aplicación y servicio de atención completamente en español.
  7. Gratuito para 3 usuarios


Además está integrado con dos módulos más:

Billing, que ofrece la posibilidad de asignar precios por hora según proyectos, clientes, usuarios, actividades, etc. y hacer facturas proforma basadas en los registros de tiempo creados. Esto por supuesto automatiza y agiliza enormemente el trabajo administrativo y la facturación. Podrás ver literalmente cómo tu tiempo se convierte en dinero.

Attendance, que es una sencillísima aplicación para registro horario y creación automática de hojas de asistencia, accesibles online y en teléfonos móviles.

¿Qué te parece? Te recomiendo que lo pruebes y te agradeceré me compartas tu opinión.

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